Soirée chic & shiny @ Cannes - Evènement (L')

Soirée de Prestige le 31 décembre 2007


1) LE PROJET :


Pour fêter dignement cette fin d’année, nous avons choisi, Cannes, ville de festival et de paillettes.
La réception aura lieu dans une somptueuse villa décorée par notre architecte d’intérieur sur un thème tropical, dans laquelle les invités pourront dîner puis danser jusqu'au bout de la nuit sur les rythmes festifs de Dj’s Stars, accompagnés par de chaleureuses Fire Dolls, danseuses de feu et émerveillés par des shows pyrotechniques Glamour et Sexy.

Pour y être convié, il suffira d’acheter un des divers Pack proposés plus bas, qui pourra comprendre jusqu’à plusieurs prestations :

➢ Le voyage aller-retour Paris – Cannes,
➢ Une nuit dans une chambre d’hôtel du groupe Accord (Ibis),
➢ Une invitation comprenant le dîner et la soirée dansante dans la superbe villa.

Pour se faire, nous devons évaluer les tâches à effectuer, ainsi que le budget à mettre à disposition.


2) PRESENTATION :


Organisateurs de soirées depuis plus de deux ans, il nous est paru tout à fait logique de nous mettre à notre propre compte et de créer notre société.
ROYSS&KLASS est une SARL qui a pour but, la création, la réalisation, l’organisation, et la production d’évènements dans le domaine de la fête et du spectacle.
Notre expérience, notre professionnalisme et nos contacts ne peuvent que nous orienter vers un objectif certain : Imposer et développer ROYSS&KLASS.


a) Les Membres de la société :

➢ Jean-Philippe Camara, étudiant en école de commerce,
➢ Désiré M’Bengue, étudiant en architecture,
➢ Michael Tegnet, étudiant en commerce international,
➢ Gallus Mboa, étudiant en école de commerce.



b) Historique du projet :

Cette initiative provient au départ de Jean-Philippe qui nous a ensuite proposé de le rejoindre afin de développer davantage cette activité. Apres avoir interrogés des personnes de notre entourage et autres habitués du milieu ; nous nous sommes aperçus que les soirées chics se faisaient rares, notamment en raison de leur prix élevé et de leur entrée très sélective.
De même, nous avons réalisé qu’elles pouvaient attirer un très grand nombre de personnes,
à condition bien entendu de proposer des prix intéressants et une pincée d’originalité. L’intérêt développé par les individus en question nous a confortés dans l’idée de réaliser une soirée exceptionnelle pour le nouvel an 2007... C’est principalement pour ces raisons que nous avons décidé de répondre à cette demande, en mettant en place des moyens et des actions afin de mener à terme ce projet.


c) Notre équipe :

Étant déjà dans le milieu de l’évènementiel, nous avons eu le temps de créer des affinités avec ceux qui nous ont aidés dans la réalisation de divers événements.
Nous travaillons ensemble depuis plus de deux ans et le succès a toujours été au rendez vous. Cette équipe se base sur plusieurs personnes dont, entres autres, Nip Lukkas qui a une fonction de commercial, organisateur. Toute une stratégie marketing et commerciale est mise en place pour la concrétisation d’un événement afin que la clientèle soit au rendez-vous.
De formation commerciale, ils ont su répondre à nos exigences et sont devenus des éléments indispensables dans notre stratégie d’attaque.


3) PREPARATION :


a) Le marché et son environnement :


➢ La clientèle :


La cible visée pour cette soirée est une clientèle ayant l’envie de changer de cadre et de participer à une soirée hors du commun. Elle peut être bourgeoise par la qualité du service offert, de milieu modeste par son prix abordable. Elle est essentiellement de Paris, elle proviendra également des alentours de Cannes. 300 personnes minimum sont attendues de Paris.


➢ La concurrence :


Il est certain qu’une multitude de soirées sera organisée pour le réveillon du nouvel an. Cependant une soirée proposant des services telle que la notre n’a pas encore vu le jour au regard des recherches effectuées. Nous avons donc de grande chance de réussite.


➢ Le service proposé :


Comme signalé dans la présentation du projet, nous proposerons à notre future clientèle, un réveillon de la St Sylvestre dans une Villa de Cannes. Étant donné que la clientèle principale sera de Paris, elle aura à sa disposition un billet de train aller – retour Paris – Cannes, une chambre à l’hôtel Ibis 2 Etoiles ou Sofitel 4 Etoiles,
un dîner assuré par un grand service traiteur dans la villa ainsi qu’une soirée animée par des DJ’s renommés parisiens et internationaux. Le service transport à Cannes sera également fournit.


➢ Les tarifs :


Selon un sondage effectué par nos soins, un client serait près à mettre 300€ en moyenne pour pouvoir participer ce voyage.

b) La communication :


➢ Le Média Presse :


Pour promouvoir l’événement, nous avons eu recours à une société d’imprimerie pour la création des flyers, des pass, des affiches, et des cartons d’invitation.
De même nous avons passé des annonces dans les quotidiens parisiens et quotidiens de la région de Cannes.


➢ Le Média Radio :


FG Radio a bien voulu faire passer une annonce aux grandes heures d’écoute.



➢ Le Street Marketing :


Pour l’évènement, nous avons engagé des personnes ayant déjà une certaine expérience dans le milieu événementiel et aptes à nous trouver des clients.
Ces hommes font ce que l’on appelle du Street marketing, cela signifie qu’ils se rendent directement dans des lieux publics (Châtelet les Halles, Les Champs Élysées, universités, entreprises, etc.) dans l’optique de rencontrer des gens, distribuer les flyers, et avoir ainsi un contact immédiat avec la clientèle potentielle. Ces hommes avec lesquels nous avons travaillé lors des événements précédents ont toujours fait preuve de sérieux et d’efficacitée.



c) L’offre :



Deux types de clientèle sont attendus pour l’événement. Une clientèle avec des moyens de base, et une clientèle VIP ayant des moyens financiers plus importants.
Grâce à des sondages, il nous a paru nécessaire de créer 2 offres adaptées aux demandes des personnes sondées.
Nous proposons donc divers pack permettant l’accès à la soirée :

➢ Pack Standard (à réserver 10 jours avant événement):
Aller-retour Paris-Cannes en TGV 2ème Classe + Chambre d’hôtel 2 Etoiles (IBIS hôtel) + buffet par un grand traiteur + Soirée. 300 € par personnes.


➢ Pack VIP (à réserver 10 jours avant événement):
Aller-retour Paris-Cannes en TGV 1ère Classe + Chambre d’hôtel 4 Etoiles (Sofitel) + Buffet par un grand traiteur + Soirée avec accès à la salle d’honneur. 450 € par personnes.


➢ Pack extra VIP (places limitées) :
Aller-retour en TGV 1ère Classe Paris-Cannes + Suite dans un hôtel 4 Etoiles (Sofitel) + buffet par un grand traiteur + Soirée avec accès à la salle d’honneur + 1 bouteille de Champagne grand cru. Pour les tarifs, nous contacter.


➢ Pack entrée Plus (à partir de 20h00, à réserver 10 jours avant événement) :
Accès au buffet grand traiteur + Soirée. 200 € par personnes.


➢ Entrée libre (à partir de 23h00): Accès à la soirée. 100 € par personnes.

d) Les partenaires:



4) LA VILLA :

Magnifique propriété de style Belle Epoque située en plein cœur de Cannes,
le domaine s'étend sur 10 000m² d’un immense parc fleuri et arboré, comporte un terrain de Tennis et se compose d'une maison principale au bord d’une piscine :

➢ Au rez-de-chaussée, un triple salon, salle à manger de style très classique et élégant.
➢ Au rez-de-jardin, un appartement privatif composé de 3 chambres, 2 salles de douche, une cuisine et un petit salon.
➢ Deux suites sont à votre disposition afin de vous assurer un minimum de repos durant cet évènement.

La propriété est idéale pour les réceptions, elle peut accueillir plus de 1000 personnes


5) LE DEROULEMENT DU PROJET :


a) La phase de Communication :


Un site Internet sera également créé pour promouvoir l’événement où les précisions seront apportées ainsi qu’une mise en avant de nos partenaires.
Un logo Chic & Shiny conçu par des graphistes professionnels sera diffusé par des rétroprojecteurs dans toutes ces soirées grâce à notre partenaire CHAUVET. A partir de ce moment, le reste s’enchainera et les tactiques des commerciaux se mettront en place pour promouvoir l’événement :

➢ Distribution des flyers aux quatre coins de Paris,
➢ Distribution de cartons d’invitation aux entreprises,
➢ Affiches.



b) Les ventes :

L’achat de sa place devra être fait avant le départ pour Cannes. Ce sont en réalité des préventes qui seront disponibles soit sur notre site Internet www.chic&shiny2007.com, soit en appelant un ou plusieurs numéros inscrits sur le dépliant de la soirée. Les noms et prénoms, numéro de téléphone, et email seront les informations indispensables a fournir par l’acheteur afin de valider la réservation.


c) Le planning :

- Samedi 29 décembre 2007 :

➢ 08h00 : Départ pour Cannes du staff (JP, Désiré, Michael, Architecte d’intérieur, plus une personne susceptible de nous aider dans nos tâches), 5 heures de trajet.
➢ 11h00 : Arrivé à Cannes, location d’une voiture pour pouvoir se déplacer
➢ 13h30 : Direction l’agence immobilière pour récupérer les clefs
➢ 14h00 : Arrivée à la villa
➢ 14h30, 15h00 – 20h00 : Commencement des travaux, RDV fixé avec les traiteurs, ouvriers à la villa
➢ 16h00 : RDV avec les hôtels pour vérifier que tout est en ordre



- Dimanche 30 décembre 2007 :

➢ 8h30 – 18h30 : Préparatifs de la villa


- Lundi 31 décembre 2007 :

➢ 10h30 : Départ des Dj’s et des invités, de Paris gare de Lyon pour Cannes, les commerciaux (Nip Lukkas…) partiront à ce moment et s’assureront que tout le monde est dans le train.
➢ 15h00 : Arrivé des invités à la gare de Cannes et convois de navette entre la gare et les hôtels
➢ 19h30 : Départ des invités pour la villa.
➢ 20h00 : Ouverture du Buffet




- Lundi 31 décembre : (suite)

➢ 23h30 : Les DJ’s entrent en action et place à la piste de danse
➢ 23h59m40 : Commencement du décompte avec horloge numérique au mur
➢ 00h00 : Lâché de ballon, bisous et danse all night long

- Mardi 1er janvier 2008 :

➢ 4h30 : Départ possible pour les hôtels, convoi de navettes jusqu'à 5h30, 6h30, 7h30 (à déterminer)
➢ 7h30 : FIN de la soirée
➢ 15h00, 16H00 : Départ de l’hôtel pour la gare par convoi de navettes (location des chambres d’hôtel 1 jour plein)
➢ 17h00 : Départ du train pour Paris gare de Lyon
➢ 16h30 – jusqu'à fin : Rangement de la villa pour le staff (JP, Désiré, Michael…)


4) LES DJ’S:

➢ Guest star: TOM PARRIS (Dj Center) Techno (Tom Parris.com)

➢ Ruben Anderson (Paris, Barcelona) Electro-Tribal myspace/djrubenanderson
➢ Karlito Cesar (Adren-Addict ) Electro-Teck-house (myspace/karlitocesar)
➢ Morgan Tomas (Adren-Addict) Electro- Techno (myspace/morgantomas)
➢ Deejay Greg (myspace/deejaygreg)
➢ Def Craig
➢ Stunt & elite
➢ Dj Erol (Paris) Minimal-Progressive (myspace/monomotion)
➢ M.Dee

Contacts:

D.A « Chic & Shiny »: Julien Patricot
 06.60.48.19.43.
 julien.patricot@gmail.com


Organisateur: Nip Lukkas
06.27.43.77.27.
 thecleancorneur@hotmail.fr